Comprar una impresora de tarjetas es solamente una parte de un sistema de credencialización.

Para producir identificaciones profesionales también es necesario contar con un software que permita diseñar la tarjeta, administrar los datos de cada usuario y enviar correctamente la información al equipo.

Aunque un programa de diseño gráfico convencional puede crear una imagen, un software para imprimir credenciales incorpora funciones específicas que facilitan la producción de decenas, cientos o incluso miles de tarjetas diferentes.

Diseñar una credencial de forma sencilla

El software especializado permite crear directamente el frente y reverso de una tarjeta.

Normalmente pueden agregarse:

• fotografías;
• nombres;
• puestos;
• logotipos;
• números de empleado;
• fondos;
• códigos QR;
• códigos de barras;
• campos variables.

Por ejemplo, ID-ALL de Evolis permite trabajar con diseños simplex y dúplex, fotografías, textos, campos dinámicos y plantillas de tarjetas.

Esto evita tener que diseñar cada credencial manualmente en un programa independiente.

Conectar una base de datos

Esta es una de las principales diferencias frente a un programa gráfico convencional.

Supongamos que una empresa necesita imprimir 300 tarjetas.

En lugar de escribir manualmente el nombre de cada empleado, el software puede vincular el diseño con una base de datos.

Por ejemplo:

Nombre	Puesto	Empleado	Fotografía
Ana López	Ventas	00521	ana.jpg
Luis Pérez	Sistemas	00522	luis.jpg
María Ruiz	RH	00523	maria.jpg

El software toma cada registro y genera automáticamente una credencial diferente.

ID-ALL puede conectarse, dependiendo de la edición, con fuentes como Excel, CSV, Google Sheets y diferentes sistemas de bases de datos.

Para una organización que utiliza regularmente una impresora de credenciales, esto puede ahorrar una cantidad considerable de tiempo.

Fotografías y datos variables

Las credenciales normalmente no son documentos idénticos.

Cada usuario puede tener:

• nombre diferente;
• fotografía diferente;
• puesto;
• número de identificación;
• nivel de acceso;
• código único.

El software especializado permite definir una plantilla y sustituir automáticamente estos elementos.

Incluso existen herramientas para detectar y centrar fotografías de rostros, como ocurre con ID-ALL.

Crear códigos QR y códigos de barras

Otra función habitual es generar códigos directamente desde los datos de cada usuario.

Por ejemplo:

Empleado 005821 → código QR único

El sistema puede crear automáticamente códigos:

• QR;
• Code 128;
• códigos 1D;
• códigos 2D.

Esto resulta especialmente útil para credenciales empresariales, escolares, membresías, eventos y control de acceso.

Impresión automática a doble cara

Cuando se utiliza una impresora de tarjetas dúplex, el software también administra qué información corresponde al frente y cuál al reverso.

Por ejemplo:

Frente

Fotografía
Nombre
Puesto
Logotipo

Reverso

Código QR
Número de empleado
Información institucional

El usuario diseña ambas caras y el sistema envía el trabajo completo a la impresora.

Codificación de tarjetas inteligentes

En proyectos más avanzados, el software también puede intervenir en la codificación.

Dependiendo de la solución y del hardware instalado, puede trabajar con:

• banda magnética;
• MIFARE;
• NFC;
• tarjetas con chip;
• tecnologías sin contacto.

ID-ALL, por ejemplo, dispone de diferentes funciones de codificación según la edición utilizada.

Esto permite combinar:

Diseño + impresión + codificación

dentro de un mismo flujo de producción.

Software para impresoras Evolis

Para las impresoras de tarjetas Evolis, una de las soluciones actuales es ID-ALL.

Existen cuatro ediciones:

• Starter;
• Standard;
• Advanced;
• Expert.

La edición Starter se incluye actualmente con modelos como Zenius 2, Primacy 2, Agilia y Quantum, y puede actualizarse posteriormente a versiones con funciones más avanzadas.

Esto permite comenzar con funciones básicas de diseño y posteriormente incorporar herramientas de bases de datos, seguridad o codificación según crezca el proyecto.

¿Por qué no utilizar simplemente Word o Photoshop?

Estos programas pueden servir para crear gráficamente una tarjeta individual, pero no están diseñados específicamente para administrar un programa de credencialización.

Cuando necesitas imprimir muchas tarjetas diferentes, un software especializado permite automatizar:

Plantilla + base de datos + fotografía + código + impresión

en lugar de modificar manualmente cada archivo.

Esto reduce trabajo repetitivo y disminuye la posibilidad de cometer errores.

¿Qué software necesita mi impresora de tarjetas?

Dependerá del proyecto.

Para imprimir pocas credenciales con nombre y fotografía puede bastar una edición básica.

Pero si necesitas:

• imprimir grandes lotes;
• conectarte a bases de datos;
• codificar MIFARE;
• administrar diferentes diseños;
• controlar usuarios;
• trabajar desde varias estaciones;

puede ser necesaria una versión más avanzada.

Por eso, al elegir una impresora de tarjetas, conviene analizar también el software que acompañará al equipo.

Impresoras y software en ID Mayorista

En ID Mayorista contamos con soluciones de credencialización Evolis y Entrust, incluyendo impresoras, software, ribbons, tarjetas PVC y accesorios.

Algunos de nuestros equipos y promociones incluyen software para comenzar a diseñar e imprimir credenciales desde el momento de la instalación.

Elegir correctamente la combinación de impresora de credenciales + software ayuda a simplificar el proceso y permite que el sistema pueda crecer conforme aumenten las necesidades de la organización.

Conclusión

Una impresora de tarjetas realiza la impresión física, pero el software es el encargado de organizar gran parte del proceso.

Permite diseñar las credenciales, conectar bases de datos, administrar fotografías, generar códigos, controlar información variable y, en proyectos avanzados, gestionar codificación y seguridad.

Por eso, al seleccionar entre diferentes impresoras de tarjetas, no conviene evaluar únicamente la velocidad o resolución del equipo.

La combinación correcta de impresora y software es la que convierte el equipo en un verdadero sistema de credencialización.